Escolher o regime tributário não é burocracia: é a decisão que mais influencia quanto sobra no caixa no fim do mês. Duas empresas com o mesmo faturamento podem pagar valores muito diferentes de imposto só por estarem enquadradas de formas distintas.
Abaixo, o que cada regime é, para quem costuma servir e onde estão as armadilhas.
Simples Nacional
O Simples unifica oito tributos em uma guia só, a DAS. É o regime mais enxuto do ponto de vista operacional e o preferido da maioria dos pequenos negócios.
Como funciona: a alíquota sai de tabelas divididas em cinco anexos, conforme a atividade. Ela cresce por faixas de faturamento acumulado nos últimos doze meses, e há uma parcela a deduzir em cada faixa, por isso a alíquota efetiva é sempre menor que a nominal.
Onde as pessoas erram:
- Achar que Simples é sempre mais barato. Para prestadores de serviço com folha de pagamento baixa, o Anexo V pode sair caro, às vezes mais que o Lucro Presumido.
- Ignorar o Fator R. Se a folha de pagamento representa 28% ou mais do faturamento, algumas atividades migram do Anexo V para o III, com alíquotas bem menores. Isso muda a conta completamente.
- Não acompanhar o limite de faturamento e ser desenquadrado no meio do ano.
Lucro Presumido
Aqui a Receita "presume" uma margem de lucro sobre a receita bruta e cobra IRPJ e CSLL sobre essa margem presumida, independentemente do lucro que a empresa realmente teve.
Como funciona: os percentuais de presunção variam por atividade. Comércio e indústria costumam ficar em 8% para IRPJ, serviços em geral em 32%. PIS e COFINS entram no regime cumulativo, com alíquotas menores, mas sem direito a crédito.
Quando costuma valer a pena: empresas com margem de lucro real acima da presumida, folha enxuta e faturamento que já saiu do Simples ou que se enquadra mal nos anexos.
A armadilha: se a empresa teve prejuízo ou margem baixa no período, ela paga imposto sobre um lucro que não existiu.
Lucro Real
O imposto incide sobre o lucro contábil efetivamente apurado, com os ajustes que a legislação determina.
Como funciona: exige contabilidade completa e rigorosa. Em compensação, prejuízos podem ser compensados em períodos seguintes e PIS/COFINS entram no regime não cumulativo, permitindo créditos sobre diversas compras e custos.
É obrigatório em alguns casos: instituições financeiras, empresas com determinados benefícios fiscais e as que ultrapassam o teto de receita do Presumido.
Quando é vantajoso por escolha: margens apertadas, prejuízo recorrente, ou operações com muitos insumos que geram crédito de PIS/COFINS.
O que realmente decide a conta
Faturamento é só o começo. Na prática, o que vira a balança é:
- A margem de lucro real frente à presumida.
- O peso da folha de pagamento, decisivo no Fator R e nos créditos previdenciários.
- A atividade (CNAE), que define anexo e percentual de presunção.
- A cadeia de fornecedores, que determina quanto crédito você consegue aproveitar.
- Os benefícios fiscais estaduais aplicáveis ao seu setor.
Quando revisar
O enquadramento é escolhido no início do ano-calendário e, em regra, vale para o exercício inteiro. Por isso a análise precisa acontecer antes da virada, e não em março, quando já não há o que fazer.
Vale revisar sempre que:
- o faturamento variar de forma relevante;
- a folha de pagamento crescer ou encolher bastante;
- a empresa incluir ou trocar de atividade;
- houver mudança na legislação do setor.
Na Iraí fazemos essa simulação comparando os três cenários com os seus números reais. Não é chute: é planilha, histórico e projeção. Fale com a gente antes do fechamento do ano.